※ この記事にはプロモーションが含まれています。
子どもが生まれてから、家に入ってくる紙の量が明らかに変わりました。出生届の控え、児童手当の通知、乳児医療証、予防接種の予診票、健診の案内。そこに保活の資料が加わって、リビングのテーブルの端が完全に紙置き場になっていた時期があります。
妻に「あの書類どこ?」と聞かれて、その場で答えられなかったのが2回。2回目でさすがに仕組みを作りました。やったことは大きく分けて3つで、紙を4種類に分ける、期限のあるものだけ別扱いにする、置き場を1箇所に固定する。順番に書きます。
まず全部出す。うちは84枚あった
最初にやったのは、家中の紙をかき集めてダイニングテーブルに全部出すことです。テレビ台の引き出し、キッチンのカウンター、寝室のカラーボックス、私の仕事机の上。バラバラの場所から出てきました。
数えたら84枚。子どもが生まれてから約5ヶ月でこの量です。内訳を見ると、そもそも不要なものがかなり混ざっていました。おむつのサンプルに付いてきたチラシ、産院の入院案内（もう退院している）、期限の切れた予防接種の案内。これだけで20枚くらいが即ゴミ箱行きでした。
ここで気づいたんですが、書類が散らかる原因の半分は「捨てていいのか判断がつかない紙」なんですよね。役所から来る封筒って、大事そうな見た目をしている。だから全部取っておく。結果、本当に大事な紙が埋もれる。
4種類に分けたら、迷う紙がほぼ消えた
分類は凝りすぎると続きません。私は最終的に4つに落ち着きました。
1つめが「使う日が決まっている紙」。健診の予診票、保育園の見学予約の控え、期限のある申請書。これが一番事故りやすい。2つめが「保管し続ける紙」。母子手帳の副本、医療証、保険の証券、賃貸の契約書。3つめが「参照するかもしれない紙」。家電の保証書、取扱説明書、自治体のサービス案内。4つめは「1年後に見返さないと分かっている紙」で、これは基本的に捨てます。
この分け方の何がよかったかというと、新しい紙が来たときに3秒で行き先が決まることです。「保育園」「役所」「医療」みたいな内容での分類も試したんですが、これは失敗でした。保育園から来た予防接種の確認書は保育園なのか医療なのか、毎回迷う。内容ではなく自分がその紙をどう扱うかで分けたほうが、判断が速い。
ポケット付きのファイルに全部入れた
入れ物として買ったのが、A4対応のドキュメントファイルです。楽天で約1,480円。蛇腹式で仕切りが13ポケットのものと25ポケットのものがあって、私は13のほうを選びました。整理収納アドバイザー監修とうたわれているタイプです。
1週間使ってみて、これは正解でした。理由は蛇腹だからです。クリアファイルを何枚も立てて並べる方式だと、抜き出すときに隣が倒れる。バインダーだと穴を開ける手間がある。蛇腹はポケットを指で開いて突っ込むだけで、片手で完結します。子どもを抱っこしたまま郵便物を仕分けられるかどうかは、地味に効きました。
不満もあります。まずマチが思ったより浅い。1ポケットに20枚も入れると膨らんで、隣のポケットを圧迫します。うちは13ポケットのうち3つを空けたまま運用していて、実質10分類くらいが上限。25ポケットのほうを選んでいたら、ポケット1つあたりはもっと薄くなっていたはずで、そこは用途次第だと思います。
もうひとつ、ポケットのインデックスが小さい。付属のラベルに手書きすると、立てて置いたときに読みづらい。私は結局、テプラで白地に黒文字のラベルを作って上から貼りました。ここは最初から割り切ったほうが早いです。
期限のある紙だけ、冷蔵庫に貼った
ファイルにまとめた直後に、1回失敗しています。
自治体の健診の予診票をきちんとファイルに入れて、そのまま忘れました。ファイルは棚の中にあって、開けない限り目に入らない。整理した結果、見えなくなったわけです。期限を過ぎたわけではなかったので実害はありませんでしたが、これは仕組みの負けだと思いました。
そこで、4分類のうち「使う日が決まっている紙」だけはファイルに入れないことにしました。冷蔵庫の側面にマグネットクリップを付けて、そこに挟む。日付が近い順に上から。これで妻とも共有できるようになりました。前は私のスマホのリマインダーにしか入っていなかったので、私が把握していない予定は存在しないのと同じだった。
見た目は正直よくないです。冷蔵庫の横に紙がぶら下がっているので。ただ、賃貸で壁に穴を開けられない以上、家の中で目線の高さにあって毎日必ず見る垂直面って、冷蔵庫の側面と玄関のドアくらいしかない。見た目より、見落とさないことを取りました。
ファイルの置き場を「動線の上」に変えた
ファイル本体の置き場も一度変えています。
最初は寝室のクローゼットの上段に入れていました。すっきりして満足したんですが、2週間で郵便物が再びテーブルに積み始めた。理由は明快で、玄関で郵便を受け取ってから寝室のクローゼットまで歩くのが面倒だったからです。距離にして家の端から端。片手が塞がっていたら、確実にテーブルに置きます。
今はリビングのテレビボード横に、無印良品のスタンドファイルボックスを1つ置いて、その中にドキュメントファイルを立てています。幅約10cm、奥行27.6cm、高さ31.8cm。A4が余裕で入るサイズで、ファイルを1冊入れてもまだ隙間があるので、ここに「まだ仕分けていない未処理の封筒」を突っ込む場所にしました。
未処理を置いていい場所を1箇所だけ用意する。これが効いた気がします。紙が散らかるのは、置き場がないからではなく、「とりあえず置く場所」が家中に何箇所もあるからなんですよね。1箇所に決めると、そこが溜まったときに嫌でも気づく。
月末に10分だけ、封筒を開ける日を作った
運用として決めたのは1つだけです。月末の日曜、子どもの昼寝中に10分、未処理ボックスを空にする。
10分にしたのは、それ以上かかる量が溜まっているなら分類のどこかが間違っている、という基準にしたかったからです。実際、最初の月は25分かかりました。2ヶ月目は12分。3ヶ月目は8分で終わって、そこで初めて仕組みが回り始めた実感がありました。
捨てる基準もこのタイミングで決めます。私が使っているのは「原本が他にあるか」「再発行できるか」の2つ。役所の通知の多くは、内容が分かればいいだけの紙です。金額や日付だけスマホで撮って、紙は捨てる。逆に、母子手帳や賃貸の契約書のように再発行が面倒なものは、写真も撮ったうえで原本を残す。
ちなみに保活関係の紙は、来年の4月まで捨てられません。見学した園のメモ、点数の計算に関わる書類、申込のスケジュール。ここだけは1ポケットを丸ごと使っています。まだ結果が出ていないので、この分類が正解だったかは来年になってみないと分からない。
最後に
半年やってみて思うのは、書類整理でうまくいかない原因は収納用品ではなく判断のルールのほうにある、ということです。ファイルを買った瞬間は片づいた気になりますが、翌週にはまた紙が積み上がる。私も1回それをやりました。
効いたのは、分類を4つに絞ったことと、期限のある紙だけ見える場所に出したこと。1,480円のファイルは道具として優秀ですが、それ単体では何も解決しなかった。逆に言えば、ルールさえ決まっていれば入れ物は何でもいいのかもしれません。うちはたまたま蛇腹式が手に馴染んだ、というだけの話です。
この記事は収納の個別記事です。何をどこに置くかを決め直した全体は物が増えた家の収納｜1年で入れ替えたものにまとめています。
