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捨てられない紙、というのが家に一定量あります。健診の結果、保証書、住宅の契約書、子どもの成長の記録。捨てるわけにはいかないけれど、月に一度も見ない。この種類の紙をどう扱うかで、半年ほど試行錯誤しました。スマホのカメラで撮る方式から始めて、途中で専用機を足しています。結論は、両方使うのが正解でした。片方に寄せようとしたのが失敗の原因です。
スマホで撮るところから始めた
最初はiPhoneの純正メモアプリのスキャン機能を使っていました。書類を机に置いて、カメラをかざすと自動で四隅を検出して、台形補正までかけてPDFにしてくれます。無料で、追加の機材もいらない。これで足りるなら他は不要でした。
実際、かなりの範囲はこれで足ります。1枚の紙をとりあえず記録したいだけなら、10秒で終わります。レシート、健診の案内、学童のお便り。この手の「あとで見るかもしれない」程度のものは、今でもスマホで撮っています。
ダメだったのは、量が増えたときと、影が入るときでした。私の作業部屋は北向きで、日中でもデスクライトを点けています。手で持ったスマホの影が紙の上に落ちて、片側だけ暗いPDFが量産されました。それと、10枚以上を連続で撮ると、片手でスマホを保持し続けるのがきつい。5枚目くらいから雑になって、傾いたまま保存されたファイルが出てきます。
本と厚い書類が、スマホでは無理だった
決定的だったのは本です。技術書に線を引いたページだけを残したかったんですが、開いた本をスマホで撮ると、綴じ側が湾曲して文字が歪みます。歪んだ文字はあとで説明するOCRに通しても、まず正しく読まれません。
裁断して読み取る方法もありますが、私は本を切りたくなかった。非破壊で、開いたまま上から撮れる機材が必要になりました。
それで買ったのが、iOCHOWのドキュメントスキャナーです。書画カメラと呼ばれるタイプで、支柱の上にカメラが付いていて、真上から書類を撮ります。A3まで対応、1800万画素、OCR機能付き。使わないときは支柱を折りたたんで、机の端に立てて置いています。
いちばん効いたのは撮影の速さです。紙を置いて、フットスイッチかキーを押すと1枚が確定して、次の紙に差し替える。この繰り返しなので、20枚くらいなら2分で終わります。フラットベッドのスキャナーのように蓋を開け閉めする必要がないのが大きい。
本については、付属のソフトに湾曲を補正する処理が入っていて、開いたページの綴じ側の歪みをある程度まっすぐにしてくれます。完璧ではありません。文庫本のように厚みがあって開きの浅い本だと、補正しきれずに文字が潰れるページが出ます。技術書のようなA5やB5のソフトカバーは、ほぼ問題なく処理できました。
それと、光の条件は結局ここでも影響します。付属のLEDは付いていますが、部屋の照明の位置によっては、支柱そのものの影が紙の左側に落ちました。私は照明の向きを変えて解決しています。真上から撮る方式である以上、影の問題からは完全には逃げられません。
OCRの精度には期待しすぎないほうがいい
付属ソフトでOCRをかけて、PDFにテキスト情報を埋め込めます。これで全文検索ができる、というのが売り文句のひとつです。
実際にやってみた感触を正直に書きます。印刷された明朝体やゴシック体の日本語は、体感で9割以上が正しく読まれます。契約書や役所の通知はほぼ問題ない。一方、手書きは厳しいです。私の書いた字はほとんど拾えませんでしたし、妻の丁寧な字でも半分くらいでした。
それと、表組みが入ると崩れます。健診の結果票のような、罫線で区切られた数値の表は、行と列の対応が壊れた状態でテキスト化されました。検索して見つけるためのキーワードとしては使えますが、テキストとしてコピーして使う用途には向きません。
あと不満をもうひとつ。付属のOCRソフトはWindows向けで、私のメイン環境はMacです。結局OCRはMac側の別の手段でかけることになって、付属機能の半分は使っていません。買う前にここは確認するべきでした。撮影機としては優秀ですが、ソフト込みで評価するなら環境に依存します。
ファイル名を決めるまで、探せなかった
ここが半年でいちばんの学びでした。スキャンするのは簡単なんです。難しいのは、あとで見つけることです。
最初の3ヶ月、私はスキャンしたファイルをそのままクラウドの1つのフォルダに放り込んでいました。ファイル名は機械が付けた連番です。2ヶ月後、子どもの予防接種の記録を探そうとして、200個以上のPDFを目視で開くはめになりました。OCRの全文検索も試しましたが、手書きの部分が読めていないので引っかからない。
そこで命名規則を決めました。日付、カテゴリ、内容の3つを、この順でアンダースコアでつなぐだけです。
- 20260214_医療_予防接種記録
- 20260301_住居_賃貸契約更新
- 20260420_保育園_入園承諾書
ルールにしたのは、日付を必ず8桁にすることと、カテゴリを7種類以内に固定すること。カテゴリを増やすと、命名の時点で迷って手が止まります。エンジニアなのでつい細かく分類したくなるんですが、ここは粗いほうが続きました。
この規則にしてから、ファイル名の検索だけでほぼ全部見つかります。皮肉なことに、OCRの全文検索より、自分で付けた名前のほうがよほど役に立っています。
紙を捨てるかどうかは、別の判断
電子化したら紙を捨てられるかというと、そうでもありませんでした。原本の提出を求められる書類があるからです。私の場合、賃貸の契約書、保険証券、それに公的な証明書の類は紙のまま残しています。
実際に捨てられたのは、説明書、保証書、過去の給与明細、子どもの健診の案内といったあたりです。段ボール1箱分あったものが、A4のファイル1冊に収まりました。減った紙のうち、名前や住所が入っているものはそのまま資源ごみに出さず処分しています。
それと、これは運用上の注意なんですが、スキャンした直後に紙を捨てないほうがいいです。私は一度、撮影に失敗したPDFに気づかず紙を処分して、健診結果の1ページを失いました。今は「スキャン済み」の箱に1ヶ月置いてから捨てる、という猶予期間を設けています。
スマホと専用機の使い分け
半年運用して落ち着いた線引きを書いておきます。1〜2枚で、あとで見返す可能性が低いものはスマホ。5枚以上をまとめて処理するもの、本や冊子、そして長期保管が確定しているものは専用機。この境目は、機材の性能というより、姿勢の維持が続くかどうかで決まっています。
専用機は2万円台から5万円近くまで幅がありますが、私の使い方だと、月に平均30枚ほどスキャンしています。半年で180枚。これをスマホの手持ちでやると考えると、たぶんどこかでやめていました。続けられる形にすることが、道具にお金を払う理由だったんだと思います。
この記事は在宅環境の個別レビューです。どこから手を付けるべきかはデスク以外の在宅環境｜見落としがちな投資先で整理しています。
